6 langkah mudah menggunakan Mail Merge Microsoft Office

Mail merge adalah fasilitas atau fungsionalitas yang biasanya tersedia pada aplikasi pengolah kata seperti microsoft office word, open office, word star, dsb dan berfungsi untuk membuat dan  mempermudah pembuatan dokumen berpola dengan data dinamis. Bingung maksudnya?

Seperti biasa, suatu solusi lahir dari satu atau lebih masalah. Sama halnya dengan Mail merge, mail merge digunakan untuk membuat dokumen dengan data dinamis dengan harapan dapat mempermudah pembuatan dokumen berpola, singkat cerita agar tidak perlu copas dokumen padahal hanya berbeda nilai isian saja (value).

Siapkan dokumen

step by step wizard mail merge
Gambar oleh: ngaret.com

Buka dan akses menu Mail merge yang terdapat pada menu mailings, pilih start mail merge dan pilih opsi step-by-step wizard untuk mempercepat dan mempermudah pembuatan mail merge.

Pilih dokumen

select document list
Gambar oleh: ngaret.com

Pilih jenis dokumen yang akan dibuat, lalu pilih Next: select recipientsJika kita sudah mempunyai dokumen template yang sebelumnya sudah dibuat pilih opsi tersebut, jika tidak pilih opsi use current document.

Atur data

address list mail merge
Gambar oleh: ngaret.com

Pilih recipients dengan cara mengatur data yang akan digunakan pada dokumen. Jika kita belum mempunyai dokumen atau data tersebut, pilih opsi type new list.

added selected list
Gambar oleh: ngaret.com

Meskipun dilabeli dengan nama select recipients bukan berarti kita harus selalu mengirimkan dokumen tersebut kepada penerima, recipients. Penamaan tersebut digunakan mengingat fungsionalitas awal mail merge digunakan sebagai document mailing list.

Ubah data statik

insert new record mail merge field
Gambar oleh: ngaret.com

Jika data dan dokumen sudah siap, langkah selanjutnya adalah melakukan templating dokumen. Caranya adalah dengan mengubah data statik pada dokumen dengan data dinamis yang sudah kita buat sebelumnya.

Jangan buru-buru!

preview mail merge list
Gambar oleh: ngaret.com

Sebelum melakukan merge (gabung) di langkah terakhir, kita dianjurkan untuk melihat terlebih dahulu dokumen dan data yang sudah kita atur sebelumnya.

Hal ini juga berguna apabila pada beberapa data terdapat perbedaan nilai, misalnya saja jika sebelumnya kita sudah mengatur hanya akan ada data Nama dan NIM, ternyata pada beberapa kesempatan sebetulnya kita membutuhkan satu lagi data alamat (misalnya).

Selesaiii..

merged file mail list
Gambar oleh: ngaret.com

Perjalanan panjang kita berakhir, saatnya menyimpan segala pengaturan dokumen dan data yang sudah kita buat, simpan dan selesai!

Summary
Review Date
Reviewed Item
6 langkah mudah menggunakan Mail Merge Microsoft Office
Author Rating
51star1star1star1star1star
(Visited 63 times, 1 visits today)
News Reporter
Banyak orang menyebutku sebagai seorang petualang, dan itulah aku --hanya satu hal bedanya: seseorang yang mengorbankan kulit luarnya untuk membuktikan kebenaran di dalamnya. (1965) ~Ernesto "Che" Guevara

Leave a Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *